O cadastro de fornecedores da sua empresa está atualizado? Você tem acesso rápido às informações essenciais para gestão de compras e consegue realizar cotações de preços com agilidade?

Mesmo sendo um processo fundamental, muitos gestores ainda negligenciam a importância de manter um cadastro de fornecedores completo e organizado. Outros até iniciam o controle, mas deixam dados cadastrais incompletos, o que compromete a eficiência da operação.

Por isso, neste artigo, mostraremos como realizar um bom cadastro de fornecedores de maneira eficaz.

Veja o que você encontrará neste artigo:

• Cadastro de Fornecedores: o que é e por que sua empresa precisa de um
• Importância do Cadastro de Fornecedores para a Gestão de Compras
• Como Fazer Cadastro de Fornecedores: Planilha ou Software?
• Informações Essenciais para um Cadastro de Fornecedores Completo
• Baixe Grátis: Modelo de Planilha de Cadastro de Fornecedores
• Como Usar a Planilha de Cadastro de Fornecedores da Gestio: Guia Passo a Passo

Cadastro de Fornecedores: o que é e por que sua empresa precisa de um

O cadastro de fornecedores é o registro organizado de todas as pessoas jurídicas ou físicas que fornecem produtos ou serviços para sua empresa. Ter um cadastro unificado é essencial para agilizar a gestão de fornecedores e garantir eficiência nos processos de compras.

“Com esse controle, é possível visualizar o histórico e o vínculo com cada parceiro, o que facilita a negociação com fornecedores e melhora a tomada de decisão.”

Além disso, o cadastro pode incluir fornecedores com os quais sua empresa ainda não fez negócios, mas que são estratégicos para futuras cotações de preços e comparações de condições comerciais.

Importância do Cadastro de Fornecedores para a Gestão de Compras

Ter um cadastro de fornecedores bem estruturado é essencial para empresas que desejam se destacar no mercado. A gestão de fornecedores permite controlar e analisar todas as atividades administrativas e operacionais relacionadas aos parceiros comerciais.

Com um cadastro unificado, sua equipe economiza tempo em tarefas como cotação de preços, comparação de condições e busca por novos fornecedores. Empresas que não organizam essas informações enfrentam atrasos e ineficiência no processo de compras.

Além disso, muitos gestores têm dificuldade em reunir orçamentos suficientes para negociar bons contratos. Por isso, contar com ferramentas — como planilhas de fornecedores ou sistemas especializados — ajuda a centralizar os dados e otimizar a rotina do setor de compras.

Como Fazer Cadastro de Fornecedores: Planilha ou Software?

Muitos gestores têm dúvidas sobre como fazer cadastro de fornecedores, especialmente quando o processo ainda é manual ou descentralizado. A boa notícia é que existem dois caminhos principais para começar: planilhas de fornecedores ou softwares especializados.

Independentemente da ferramenta escolhida, o objetivo é o mesmo: unificar as informações e facilitar o trabalho da equipe de compras. A seguir, explicamos as vantagens de cada uma dessas opções.

1. Planilhas

Primeiramente, indicamos que o profissional unifique os dados dos fornecedores com uma planilha de cadastro de fornecedores. 

Com uma planilha, os colaboradores poderão se adaptar com o processo de registrar as informações necessárias dos parceiros de negócios e assim obter um controle simples, mas prático e eficaz. 

2. Softwares

Além de planilhas, existem softwares avançados que têm a capacidade de auxiliar seu negócio por meio de cadastros mais inteligentes e otimizados. 

Por isso, indicamos que quando você puder, invista e conte com o auxílio desse tipo de tecnologia, pois este tipo de ferramenta têm ganhado espaço em todos os meios empresariais e não existe mais como negá-las.

Alguns sistemas são tão intuitivos e práticos que buscam as informações de fornecedores que estão cadastrados na Receita Federal somente inserindo o número do CNPJ, como o Gestio Web

Informações Essenciais para um Cadastro de Fornecedores Completo

Agora que você já entende o que é o cadastro de fornecedores e conhece os principais meios para criá-lo, é hora de saber quais são as informações essenciais para montar um cadastro completo e funcional — seja em uma planilha de fornecedores ou em um sistema de gestão.

Se você optar por usar uma planilha no Excel ou Google Sheets, certifique-se de incluir os dados listados abaixo. E se for utilizar um software, verifique se ele permite o registro de todas essas informações para garantir uma gestão de fornecedores eficiente.

1. Dados básicos

A princípio, é preciso agrupar as informações principais de seus fornecedores. Eles formam o cabeçalho do cadastro e são elaborados por Nome Civil ou Razão Social, CPF ou CNPJ, conta bancária, endereço, formas de pagamento, entre outras informações indispensáveis.

Caso sua empresa trabalhe com uma planilha de cadastro de fornecedores e necessite dar entrada em notas fiscais, é primordial ter muita atenção com essa rotina. Afinal, caso ocorra um erro cadastral, os setores terão em mãos dados desatualizados.

Por esse motivo, é essencial ter muito cuidado no momento do preenchimento das informações com intuito de safar-se de falhas. Para evitar ter esse tipo de desafio, aconselhamos que você revise-as periodicamente.

2. Informações adicionais

Na planilha, é possível cadastrar informações adicionais relacionadas a cada um de seus parceiros. Nesse campo, normalmente é o acesso mais proveitoso para o setor de compras. 

Aqui, podem conter registros sobre formas de pagamento, transações anteriores, contas bancárias para depósito, cotações e até mesmo particularidades sobre o tipo de negociação que poderia ter sido realizada.

Quanto mais completas as informações, maiores serão as chances de sucesso ao negociar, sobretudo se você remover alguns detalhes que fazem os fornecedores oferecerem melhores condições de pagamentos e descontos.

3. Contatos

Muitos gestores se esquecem de inserir esse detalhe tão óbvio e simples e, no momento de efetuar as cotações, precisam buscar os dados em históricos de e-mails ou na internet. Isso cria uma demanda de tempo absurda que deveria ser naturalmente sanada se o cadastro estivesse corretamente preenchido.

Aqui, devem constar todos os números de telefone do pessoal responsável que geralmente é um representante comercial ou vendedor, bem como endereço de e-mail para envio de convite de cotações e os números de WhatsApp e fixo do escritório.

4. Tipos de produtos ou serviços

É primordial que você insira os tipos de serviços ou produtos que cada um dos fornecedores oferece para sua empresa. 

Dessa forma, fica mais simples distinguir quem você deve procurar no momento adequado que surgirem novas demandas por produtos e serviços fundamentais para a continuidade dos negócios.

5. Preços de produtos

Por fim, também é necessário que você insira o preço dos itens que foram aplicados por uma parceira nas últimas transações. Isso ajudará a fechar novas compras e principalmente negociar preços distintos conforme a quantidade requisitada, bem como as condições de pagamento combinadas.

Há diversos modelos de planilha de cadastro de fornecedores disponíveis online — gratuitos e pagos. Para facilitar sua rotina, a Gestio desenvolveu um modelo exclusivo e gratuito, com todos os campos essenciais mencionados neste artigo.

Nossa planilha gratuita de fornecedores foi criada para ajudar sua empresa a organizar os dados cadastrais, centralizar informações e otimizar a gestão de compras com mais eficiência e economia.

Para baixar, basta preencher o formulário abaixo e receber a planilha diretamente no seu e-mail. Mais de 100 empresas já utilizaram esse recurso para melhorar seus cadastros!

Como Usar a Planilha de Cadastro de Fornecedores da Gestio: Guia Passo a Passo

Após baixar a planilha de cadastro de fornecedores gratuita da Gestio, é hora de preenchê-la corretamente para garantir uma gestão de fornecedores eficiente. A seguir, você confere um passo a passo completo para organizar seus dados e manter o controle sempre atualizado:

1. Reúna as Informações Antigas de Fornecedores para Preencher sua Planilha

Antes de passar todas as informações para a planilha, é importante coletar todos os dados que você possui de forma descentralizada.

Isso quer dizer que é necessário pesquisar informações no seu e-mail, em documentos antigos, em registros da empresa, em cadastros obsoletos e até mesmo planilhas que não são mais usadas. 

Deixe estes dados fáceis de coletar: você pode criar uma pasta no computador ou no seu e-mail.

2. Filtre os Fornecedores Ativos e Atualizados para Incluir na Planilh

Quando você pesquisar as informações dos fornecedores que já possui, pode perceber que você não tem mais contato com alguns ou até mesmo podem ter empresas nos registros que nem estão mais ativas e já fecharam. 

Por isso, após encontrar as informações necessárias dos fornecedores, faça uma limpa e anote com quais deles você continuará negociando. Estes últimos irão para a nova planilha de cadastro de fornecedores. 

3. Preencha a Planilha de Cadastro de Fornecedores com os Dados Atualizados

Tipo de fornecedor

Indicamos que você comece pela aba de “Tipos de Fornecedor” e alimente com todos os segmentos de fornecimento que você usa na sua empresa, desde produtos à serviços prestados.

Dados cadastrais

Após preencher a aba da “Tipos de Fornecedores” da planilha de cadastro de fornecedores da Gestio, é hora de completar as informações dos parceiros de negócio. 

Comece pelos dados cadastrais de cada fornecedor. Copie e cole na planilha, em sua respectiva coluna, o Nome, Razão Social, CNPJ de cada um. Em seguida, adicione o tipo de fornecimento de cada, de acordo com as informações que você alimentou anteriormente. 

Por fim, alimente as colunas de contato como Nome, E-mail e Telefone dos representantes de cada fornecedor. Verifique se as informações estão corretas e atualizadas.

4. Revise os Dados Cadastrais para Garantir a Qualidade das Informações

Ao finalizar o preenchimento das informações, que tal revisar tudo? Confira se os dados estão nas linhas e colunas corretas e se está tudo bem completo. Quanto mais completo, melhor será seu controle de fornecedores.

5. Mantenha a Planilha de Fornecedores Sempre Atualizada 

Estas situações mostram que você precisa atualizar a planilha: 

• Fez uma nova compra? 
• Está em busca de novos fornecedores? 
• Está negociado com um novo parceiro? 
• Precisará de um novo serviço ou produto para seguir com as atividades do negócio?
• Você ligou para um fornecedor e parece que o telefone não está mais funcionando? 
• Você convidou alguém para mandar uma cotação mas ninguém retornou o email?  

A planilha não será eficaz se não for constantemente atualizada pela equipe, seja com novas informações ou com a revisão dos dados já existentes. Dedique-se com frequência a esta atualização!

Baixe já a planilha de cadastro de fornecedores!

A planilha de cadastro de fornecedores gratuita da Gestio é uma ferramenta prática e estratégica para otimizar sua gestão de compras. Ela reduz o tempo gasto com tarefas administrativas, melhora a organização dos dados cadastrais e fortalece sua base de fornecedores.

Com ela, sua equipe ganha agilidade na comunicação, facilidade para atualizar informações e mais eficiência nas cotações de preços. Aproveite e baixe agora sua planilha gratuita de fornecedores e transforme a forma como sua empresa gerencia seus parceiros!

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