A Gestão de Compras e Suprimentos é um fator estratégico fundamental para reduzir custos em uma empresa. Saiba em 7 passos como como colocar isso em prática!
Os valores investidos na aquisição de produtos ou serviços podem representar de 50% a 80% dos custos, dependendo do ramo de atividade e da política de verticalização ou horizontalização da empresa. Assim, quando as finanças apertam e é necessário fazer a redução de custos a primeira área a ser cobrada será o setor de compras. Não é verdade?
Assim, a gestão de compras e suprimentos é um fator estratégico fundamental para a redução de custos nas empresas.
A principal responsabilidade de um gestor de compras é realizar as compras de forma que não faltem produtos, materiais de consumo ou matérias primas, de modo que não tenha excessos e imobilização do dinheiro. O objetivo principal é providenciar o suprimento, de forma a não prejudicar o setor comercial, operacional e financeiro da empresa.
Para cumprir este objetivo o gestor de compras precisa fazer um planejamento de compras muito detalhado e abrangente. Para isso, precisa compreender o fluxo operacional da empresa como um todo, ter informações sobre a demanda seja pela venda ou pela produção, entender o mercado e os fornecedores, prazo total do ciclo de compra até a entrega, negociação da compra atendendo o fluxo financeiro da empresa.
Deu para perceber que são muitas etapas e informações que precisam ser levadas em conta, certo? Mas colocar em prática a gestão de compras e suprimentos eficaz pode ser mais fácil do que você imagina.
Por isso, neste artigo vamos abordar sete passos essenciais para que você atinja a sua meta de redução de custos através da gestão estratégica das compras.
Os passos essenciais para a implantação da Gestão de Compras e Suprimentos
Os passos não precisam ser dados obrigatoriamente numa sequência rígida. A maneira de caminhar pode variar conforme ramo de atividade, porte da empresa, mercado de atuação, estratégia empresarial, estrutura física de comercialização ou de produção, etc.
Porém, é fundamental que estejam alinhados com o objetivo da empresa, pois o mais importante é saber onde se quer chegar, ou seja, qual as metas que precisam ser cumpridas para que a gestão de compras colabore com o sucesso do negócio.
1. Planejamento
Planejar é estudar a situação, traçar um caminho onde e quando chegar. A primeira coisa mais importante é determinar onde se quer chegar, ou seja, o que se espera obter com a gestão de compras. Dependendo do que se quer conseguir, não precisa pensar em implantar metodologias complexas que exigem controles, integração de processos e sistema integrados de gestão empresarial.
A segunda coisa mais importante a fazer é o levantamento recursos disponíveis e da situação em que se encontra. Com o ponto de partida e o objetivo final na mente, podermos traçar um plano de ação, com cronograma de execução compatíveis com os recursos humanos, materiais e ferramentas de gestão disponíveis.
Conhecimento, habilidade, disponibilidade das pessoas que darão andamento aos trabalhos são fundamentais para que o planejado seja realizado. Não adianta desejar atingir um objetivo final amplo ou difícil demais. O planejamento deve ser pragmático.
2. Identificação dos produtos
O passo inicial para a implantação da gestão de compras é a identificação do produto. Entende-se como identificação, não só o código de identificação, mas, uma descrição e especificação técnica correta, completa e detalhada do item. Algumas especificações são fundamentais para traçar estratégias de compras. Por exemplo: dimensão, peso, fragilidade, prazo de validade, etc.
Mas porque isso é tão importante?
Uma estruturação inteligente de codificação de cada material, que possa separar ou agrupar por tipo, natureza de cada item, ajuda muito na organização do setor de compras. A escolha do tipo de etiqueta de identificação também é um fator a ser considerado nesta fase.
As etiquetas mais utilizadas são as com código de barras, mas, existem também tags RFID, que são etiquetas com chips que permitem leituras à distância. O material da etiqueta de identificação desempenha um papel muito importante evitar a perda da etiqueta, facilitar a leitura. A perda de controle, inviabiliza tudo que foi planejado, por melhor que seja a estratégia da gestão de compras.
3. Integração de processos
A palavra chave para dar partida para uma gestão de compras e suprimentos eficaz é a integração de todos os processos dos departamentos envolvidos na movimentação de materiais, de forma que as informações estejam sempre atualizadas, confiáveis e possibilitem ter visões de longo prazo.
Não existe gestão de compras sem a integração dos processos envolvendo no mínimo, Vendas, Produção e Controle de Estoques. É o passo fundamental para obter indicadores confiáveis e configurar parâmetros precisos para serem utilizados como metodologias.
Somente uso de metodologia científica possibilita a gestão de compras baseadas em decisões técnicas. Não há espaço para métodos empíricos para administração de compras. A importância da decisão tomada e os valores envolvidos não permitem erros, porque podem acarretar graves problemas financeiros, difíceis de serem revertidos e comprometer o futuro da empresa.
4. Controle físico e financeiro do estoque
O que abre o caminho para a implantação de controle físico e financeiro do estoque de materiais são os 2 passos anteriores: identificação e integração de processos. O sucesso do controle físico e financeiro depende da consolidação dos 2 passos precedentes.
Perfeito controle físico da movimentação dos itens é a condição obrigatória para ter o controle financeiro do estoque. Embora a atenção volte mais para o aspecto físico, o que mais importa é o montante de dinheiro envolvido e os problemas financeiros que podem causar o descontrole.
O registro cronológico das movimentações físicas item a item, fornecem informações importantes para conhecer a demanda, prazo de produção, sazonalidade, tempo de reposição e custo da reposição, etc. São os fatores fundamentais a serem aplicados nas metodologias técnicas para a gestão de compras e suprimentos eficaz porque produz um efeito real de redução de custos.
5. Classificação por Importância ou Relevância
É hora de começar a tirar a gestão de compras e suprimentos da prancheta e passar para a prática. A identificação, integração e controle físico das movimentações permitiram conhecer a procura, o consumo, prazo de produção, etc. Significa que podemos classificar os itens segundo a ordem de importância comercial, financeira e estratégia empresarial.
Mas como isso pode reduzir os custos do seu negócio?
Muitos dos problemas financeiros e prejuízos operacionais estão diretamente ligados à má gestão do estoque. São problemas que ficam ocultos por algum tempo, não são visíveis à primeira vista porque ficam perdidos no meio de muitos itens. Por isso, quando surgem já podem ter causado danos irreversíveis.
A forma de evitar os prejuízos é fazer a classificação pela sua importância quantitativa, valor, risco de deterioração, risco de obsolescência, de modo a tornar mais visível e acompanhar de perto somente estes itens prioritários. É aplicação prática da Lei de Pareto.
As metodologias mais utilizadas são a Curva ABC e Curva XYZ.
O objetivo da metodologia da Curva ABC é classificar pela importância do ponto de vista do valor imobilizado, ou seja, do ponto de vista do custo do dinheiro do capital investido no estoque.
Por outro lado, existe a questão da importância quantitativa, ou seja, se faltar pode parar a linha de produção ou perder uma venda pela falta de um item essencial para compor o pedido. Para estes itens, a metodologia a ser utilizada é a Curva XYZ.
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6. Metodologias baseadas em indicadores
Com os dados reais em mãos, que é a lista dos itens mais relevantes, é hora de utilizar uma metodologia técnica para comprar na hora certa, na quantidade correta, de forma automática e com boa margem de segurança.
Para usar qualquer uma das metodologias é necessário transformar os dados em indicadores calculados item a item, de forma a tornar mais fácil a sua compreensão.
O objetivo dos indicadores é para servir de gatilho para iniciar o procedimento de compras, de forma a assegurar que não falte o estoque, nem que haja excesso no estoque.
• Estoque mínimo, estoque máximo e estoque de segurança
São os principais indicadores: estoque mínimo e estoque máximo. Em alguns itens de importância estratégica, além destes dois, pode estabelecer um estoque de segurança.
Em algumas situações pontuais pode-se pensar em criar um ponto de pedido de reposição diferente, acima do estoque mínimo. Neste caso, o estoque mínimo é a quantidade mínima a ser mantida em estoque para suprir uma demanda acima do normal e evitar a falta.
O que importa é que se tenha um parâmetro que sirva de gatilho para informar que precisa iniciar o processo de reposição. O que menos importa é se o gatilho vai chamar estoque mínimo, ponto de reposição, estoque de segurança, estoque de reserva, etc. O que realmente importa é que a gestão de compras utilize uma metodologia que proporcione o melhor retorno à empresa.
• Lote econômica de compras
Além destes indicadores mais conhecidos, existe outro que é o lote econômico de compras. O lote econômico de compras é a forma matemática de mensurar a quantidade ideal de compra, balanceando todos os custos envolvidos tais como: custo de estocagem (espaço físico), custo da compra, custo do transporte, custo do capital imobilizado, etc.
Um fator muito importante que precisa ser considerado em qualquer compra é a questão do risco da deterioração, risco da obsolescência, questões logísticas como movimentação interna, espaço físico com as condições necessárias de higiene, temperatura, umidade para o armazenamento.
Em algumas corporações pode-se utilizar a metodologia do “Just in time”. Para isso, deve programar rigorosamente a demanda diária e fazer um acordo de fornecimento contínuo com fornecedores treinados e capacitados para fazer a entrega em pequenos lotes.
Outra estratégia que pode ser utilizado em algumas estruturas empresariais é a centralização de compras. A vantagem da centralização de compras é a redução da despesa com compras, negociar melhores preços e prazos com quantidades maiores de compras, melhorar a padronização de produtos ou materiais, padronização de política de compras, contratos e relacionamentos.
7. Implantação de um Sistema para a Gestão de Compras e Suprimentos
Por fim, você deve ter percebido que para que a gestão de compras e suprimentos seja realmente eficaz, ou seja, atinja a meta da redução de custos, são necessários diversos controles e uma integração automatizada entre os processos e áreas da empresa.
A solução está no uso de uma ferramenta de gestão que automatize esses processos, ou seja, o Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP) adequado ao ramo de atividade, com funcionalidades e flexibilidades aderentes às necessidades operacionais.
E como o ERP vai ajudar o seu negócio?
O ERP integra departamentos, processos, centraliza as informações em um único banco de dados, sem redundância de dados e inconsistências. Uma venda atualiza o estoque em tempo real, neste momento, ao verificar o saldo do estoque disponível “percebe” a necessidade de reposição do estoque e avisa o gestor de compras.
Além disso, o software agrega uma certa “inteligência” ao processo de compras, além de controlar os estoques. Pode gerar alertas, calcular a quantidade correta de compras e ajudar o gestor a tomar decisões certas.
O módulo do Software de Compras facilita a execução dos procedimentos operacionais, monitora os processos até a entrega do material. Por tudo isso, o Sistema ERP é um ótimo investimento para implementar todos os passos necessários da gestão de compras e suprimentos e atingir as metas de redução de custos.
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