7 Passos para Reduzir Custos com a Gestão de Compras

A Gestão de Compras é um fator estratégico fundamental para reduzir custos em uma empresa. Saiba em 7 passos como como colocar isso em prática!

Os valores investidos na aquisição de produtos ou serviços podem representar de 50% a 80% dos custos, dependendo do ramo de atividade e da política de verticalização ou horizontalização da empresa. Assim, quando as finanças apertam e é necessário fazer a redução de custos a primeira área a ser cobrada será o setor de compras. Não é verdade?

Assim, a gestão de compras e suprimentos é um fator estratégico fundamental para a redução de custos nas empresas.

A principal responsabilidade de um gestor de compras é realizar as compras de forma que não faltem produtos, materiais de consumo ou matérias primas, de modo que não tenha excessos e imobilização do dinheiro. O objetivo principal é providenciar o suprimento, de forma a não prejudicar o setor comercial, operacional e financeiro da empresa.

Para cumprir este objetivo o gestor de compras precisa fazer um planejamento de compras muito detalhado e abrangente. Para isso, precisa compreender o fluxo operacional da empresa como um todo, ter informações sobre a demanda seja pela venda ou pela produção, entender o mercado e os fornecedores, prazo total do ciclo de compra até a entrega, negociação da compra atendendo o fluxo financeiro da empresa.

Deu para perceber que são muitas etapas e informações que precisam ser levadas em conta, certo? Mas colocar em prática a gestão de compras e suprimentos eficaz pode ser mais fácil do que você imagina.

Por isso, neste artigo vamos abordar sete passos essenciais para que você atinja a sua meta de redução de custos através da gestão estratégica das compras.

Os passos essenciais para a implantação da Gestão de Compras e Suprimentos

Os passos não precisam ser dados obrigatoriamente numa sequência rígida. A maneira de caminhar pode variar conforme ramo de atividade, porte da empresa, mercado de atuação, estratégia empresarial, estrutura física de comercialização ou de produção, etc.

Porém, é fundamental que estejam alinhados com o objetivo da empresa, pois o mais importante é saber onde se quer chegar, ou seja, qual as metas que precisam ser cumpridas para que a gestão de compras colabore com o sucesso do negócio.

1. Planejamento

Planejar é estudar a situação, traçar um caminho onde e quando chegar. A primeira coisa mais importante é determinar onde se quer chegar, ou seja, o que se espera obter com a gestão de compras. Dependendo do que se quer conseguir, não precisa pensar em implantar metodologias complexas que exigem controles, integração de processos e sistema integrados de gestão empresarial.

A segunda coisa mais importante a fazer é o levantamento recursos disponíveis e da situação em que se encontra. Com o ponto de partida e o objetivo final na mente, podermos traçar um plano de ação, com cronograma de execução compatíveis com os recursos humanos, materiais e ferramentas de gestão disponíveis.

Conhecimento, habilidade, disponibilidade das pessoas que darão andamento aos trabalhos são fundamentais para que o planejado seja realizado. Não adianta desejar atingir um objetivo final amplo ou difícil demais. O planejamento deve ser pragmático.

2. Identificação dos produtos

O passo inicial para a implantação da gestão de compras é a identificação do produto. Entende-se como identificação, não só o código de identificação, mas, uma descrição e especificação técnica correta, completa e detalhada do item. Algumas especificações são fundamentais para traçar estratégias de compras. Por exemplo: dimensão, peso, fragilidade, prazo de validade, etc.

Mas porque isso é tão importante?

Uma estruturação inteligente de codificação de cada material, que possa separar ou agrupar por tipo, natureza de cada item, ajuda muito na organização do setor de compras. A escolha do tipo de etiqueta de identificação também é um fator a ser considerado nesta fase.

As etiquetas mais utilizadas são as com código de barras, mas, existem também tags RFID, que são etiquetas com chips que permitem leituras à distância. O material da etiqueta de identificação desempenha um papel muito importante evitar a perda da etiqueta, facilitar a leitura. A perda de controle, inviabiliza tudo que foi planejado, por melhor que seja a estratégia da gestão de compras.

3. Integração de processos

A palavra chave para dar partida para uma gestão de compras e suprimentos eficaz é a integração de todos os processos dos departamentos envolvidos na movimentação de materiais, de forma que as informações estejam sempre atualizadas, confiáveis e possibilitem ter visões de longo prazo.

Não existe gestão de compras sem a integração dos processos envolvendo no mínimo, Vendas, Produção e Controle de Estoques. É o passo fundamental para obter indicadores confiáveis e configurar parâmetros precisos para serem utilizados como metodologias.

Somente uso de metodologia científica possibilita a gestão de compras baseadas em decisões técnicas. Não há espaço para métodos empíricos para administração de compras. A importância da decisão tomada e os valores envolvidos não permitem erros, porque podem acarretar graves problemas financeiros, difíceis de serem revertidos e comprometer o futuro da empresa.

4. Controle físico e financeiro do estoque

O que abre o caminho para a implantação de controle físico e financeiro do estoque de materiais são os 2 passos anteriores: identificação e integração de processos. O sucesso do controle físico e financeiro depende da consolidação dos 2 passos precedentes.

Perfeito controle físico da movimentação dos itens é a condição obrigatória para ter o controle financeiro do estoque. Embora a atenção volte mais para o aspecto físico, o que mais importa é o montante de dinheiro envolvido e os problemas financeiros que podem causar o descontrole.

O registro cronológico das movimentações físicas item a item, fornecem informações importantes para conhecer a demanda, prazo de produção, sazonalidade, tempo de reposição e custo da reposição, etc. São os fatores fundamentais a serem aplicados nas metodologias técnicas para a gestão de compras e suprimentos eficaz porque produz um efeito real de redução de custos.

5. Classificação por Importância ou Relevância

É hora de começar a tirar a gestão de compras e suprimentos da prancheta e passar para a prática. A identificação, integração e controle físico das movimentações permitiram conhecer a procura, o consumo, prazo de produção, etc. Significa que podemos classificar os itens segundo a ordem de importância comercial, financeira e estratégia empresarial.

Mas como isso pode reduzir os custos do seu negócio?

Muitos dos problemas financeiros e prejuízos operacionais estão diretamente ligados à má gestão do estoque. São problemas que ficam ocultos por algum tempo, não são visíveis à primeira vista porque ficam perdidos no meio de muitos itens. Por isso, quando surgem já podem ter causado danos irreversíveis.

A forma de evitar os prejuízos é fazer a classificação pela sua importância quantitativa, valor, risco de deterioração, risco de obsolescência, de modo a tornar mais visível e acompanhar de perto somente estes itens prioritários. É aplicação prática da Lei de Pareto.

As metodologias mais utilizadas são a Curva ABC e Curva XYZ.

O objetivo da metodologia da Curva ABC é classificar pela importância do ponto de vista do valor imobilizado, ou seja, do ponto de vista do custo do dinheiro do capital investido no estoque.

Por outro lado, existe a questão da importância quantitativa, ou seja, se faltar pode parar a linha de produção ou perder uma venda pela falta de um item essencial para compor o pedido. Para estes itens, a metodologia a ser utilizada é a Curva XYZ.

6. Metodologias baseadas em indicadores

Com os dados reais em mãos, que é a lista dos itens mais relevantes, é hora de utilizar uma metodologia técnica para comprar na hora certa, na quantidade correta, de forma automática e com boa margem de segurança.

Para usar qualquer uma das metodologias é necessário transformar os dados em indicadores calculados item a item, de forma a tornar mais fácil a sua compreensão.

O objetivo dos indicadores é para servir de gatilho para iniciar o procedimento de compras, de forma a assegurar que não falte o estoque, nem que haja excesso no estoque.

• Estoque mínimo, estoque máximo e estoque de segurança

São os principais indicadores: estoque mínimo e estoque máximo. Em alguns itens de importância estratégica, além destes dois, pode estabelecer um estoque de segurança.

Em algumas situações pontuais pode-se pensar em criar um ponto de pedido de reposição diferente, acima do estoque mínimo. Neste caso, o estoque mínimo é a quantidade mínima a ser mantida em estoque para suprir uma demanda acima do normal e evitar a falta.

O que importa é que se tenha um parâmetro que sirva de gatilho para informar que precisa iniciar o processo de reposição. O que menos importa é se o gatilho vai chamar estoque mínimo, ponto de reposição, estoque de segurança, estoque de reserva, etc. O que realmente importa é que a gestão de compras utilize uma metodologia que proporcione o melhor retorno à empresa.

• Lote econômica de compras

Além destes indicadores mais conhecidos, existe outro que é o lote econômico de compras. O lote econômico de compras é a forma matemática de mensurar a quantidade ideal de compra, balanceando todos os custos envolvidos tais como: custo de estocagem (espaço físico), custo da compra, custo do transporte, custo do capital imobilizado, etc.

Um fator muito importante que precisa ser considerado em qualquer compra é a questão do risco da deterioração, risco da obsolescência, questões logísticas como movimentação interna, espaço físico com as condições necessárias de higiene, temperatura, umidade para o armazenamento.

Em algumas corporações pode-se utilizar a metodologia do “Just in time”. Para isso, deve programar rigorosamente a demanda diária e fazer um acordo de fornecimento contínuo com fornecedores treinados e capacitados para fazer a entrega em pequenos lotes.

Outra estratégia que pode ser utilizado em algumas estruturas empresariais é a centralização de compras. A vantagem da centralização de compras é a redução da despesa com compras, negociar melhores preços e prazos com quantidades maiores de compras, melhorar a padronização de produtos ou materiais, padronização de política de compras, contratos e relacionamentos.

7. Implantação de um Sistema para a Gestão de Compras

Por fim, você deve ter percebido que para que a gestão de compras seja realmente eficaz, ou seja, atinja a meta da redução de custos, são necessários diversos controles e uma integração automatizada entre os processos e áreas da empresa.

A solução está no uso de uma ferramenta de gestão que automatize esses processos, ou seja, o Sistema de Compras adequado ao ramo de atividade, com funcionalidades e flexibilidades aderentes às necessidades operacionais.

E como um Sistema de Compras pode ajudar o seu negócio?

Um Sistema de Compras centraliza e automatiza todo o processo de aquisição, desde a solicitação até o recebimento dos materiais. Com todas as informações reunidas em um único ambiente, a empresa ganha mais controle, rastreabilidade e segurança em cada etapa, reduzindo erros, retrabalho e compras fora da política.

Além de organizar o processo, o sistema torna as compras mais inteligentes. Ele pode gerar sugestões de reposição com base no estoque mínimo, emitir alertas, acompanhar aprovações, gerenciar cotações com fornecedores e fornecer indicadores que apoiam decisões mais estratégicas.

Com um fluxo de compras estruturado, a equipe acompanha cada solicitação em tempo real, monitora prazos, controla pedidos e garante que todas as etapas sejam executadas de forma padronizada até a entrega dos materiais.

Mais do que automatizar tarefas, um Sistema de Compras contribui para reduzir custos, aumentar a produtividade, fortalecer a negociação com fornecedores e proporcionar uma gestão mais eficiente e estratégica dos suprimentos da empresa.

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