Entenda como Sistema de Gestão ERP é o maior parceiro do empreendedor para viabilizar um controle centralizado de tudo que acontece na empresa. Confira!

Após sair vitorioso da façanha de transformar o sonho em uma realidade empresarial, o dia a dia do empreendedor é tomado totalmente com problemas emergenciais com clientes e projetos que merecem atenção especial, rotinas administrativas, comerciais e financeiros da empresa. Se você é empreendedor com certeza você se identifica com essa situação, não é verdade?

Nestas condições o foco do empreendedor se volta para a questão: O que fazer para trabalhar menos, reduzir os problemas operacionais, reclamações, atrasos, etc? O preenchimento total do tempo pelos compromissos diários, não dá espaço para ocupar, pensar nas tarefas primordiais de um gestor que fazem a empresa ser bem-conceituada no mercado, crescer e obter lucros.

Neste momento, vem à tona a ideia de implantar Sistema de Gestão ERP, devido a percepção de que existem problemas, comprovados com a ocorrência de alguns fatos indicativos. Por exemplo: lucros reduzidos ou até prejuízos não compatíveis com o volume de negócios e os frequentes atrasos na entrega que trazem queixas e transtornos financeiros devido ao desequilíbrio do fluxo de caixa.

Porém, o que passa despercebido na cabeça do empreendedor que está atolado nas rotinas diárias é que o sistema ERP além de resolver os problemas operacionais, é o seu maior parceiro em “background” para fazer a gestão empresarial na sua íntegra. Mas por que o ERP é o grande aliado oculto do gestor da empresa?

Para entender melhor a importância estratégica do ERP, neste artigo vamos abordar as três partes da gestão empresarial: passado, presente e futuro e entender como o Sistema de Gestão ERP ajuda o empreendedor em cada uma das suas tarefas.

As três partes cronológicas da gestão empresarial

Se você parar para analisar, verá que o gestor da empresa é o responsável pelo presente, passado e futuro da empresa. Assim, em síntese, gestão empresarial é cuidar dos fatos que ocorrem no tempo presente, atos praticados no passado e planejar ações que possam garantir o futuro e a longevidade da empresa com crescimento e obtenção de resultados compatíveis com o crescimento.

Se analisarmos a gestão empresarial como funções praticadas na linha do tempo para gerenciar a empresa, podemos condensar da seguinte forma:

• Trabalhar no presente: organizar, cuidar para que as produções diárias sejam cumpridas;
• Administrar o passado: gerenciar as atividades contábeis, fiscais e financeiras da empresa, para não gerar problemas com tributação tanto na pessoa física como jurídica, apuração de lucros, etc;
• Projetar o futuro: seguir o lema “não basta caminhar, é preciso caminhar para a direção certa”. Desenhar, traçar o caminho a seguir para fazer crescer a empresa e assegurar a sua longevidade;

Vamos entender melhor a função do ERP em cada uma dessas partes da gestão empresarial a seguir:

1. Trabalhar no presente

Trabalhar no presente, isto é, cuidar das tarefas produtivas do dia a dia é o que mais um empreendedor gosta de fazer e deve ser provavelmente o ponto forte de um empreendedor. O empreendedor é o cara que gosta de consertar, fazer o produto, entregar o serviço pronto como prometido. Trabalhar no presente é organizar para produzir e cumprir a tarefa do dia, cumprir o prazo de entrega. 

Não há nada de errado em cuidar bem da parte operacional, do dia a dia de uma empresa. Mas, o empreendedor precisa conscientizar que existe uma empresa a ser administrada. É preciso gerenciar mais negócios, relacionar com mais clientes, controlar mais dinheiro e estoque, cuidar das questões tributárias, liderar e integrar muitas pessoas envolvidas na realização dos trabalhos.

Tudo isso leva a segmentação dos trabalhos e criação de departamentos para cada um cuidar da sua especialidade. Isto dificulta o acompanhamento e visualização das operações em andamento. Por isso, tudo precisa ser controlado, monitorado para poder detectar anomalias para poder tomar as providências antes que se transformem em problemas graves. 

O empreendedor que estava acostumado a ter todo o controle nas suas mãos sente inseguro, porque vê claramente que quase tudo está fora da sua visão, do seu domínio. Não é mais ele que faz a coisas acontecerem, tudo está nas mãos de outras pessoas. O que fazer para ter o controle da situação presente?

O Sistema de Gestão ERP é o melhor aliado do empreendedor voltar a ter o controle da situação presente. Ele padroniza e integra os processos, interliga os departamentos, facilita e agiliza a execução das tarefas e de quebra elimina erros e retrabalhos, registra e controla o andamento de todas as tarefas operacionais, administrativas e financeiras.
Mas não para por aqui…

O sistema ERP centraliza e armazena em um único banco de dados, todas as informações que o empreendedor tinha na sua cabeça quando o negócio era pequeno. Além disso, por meio da visualização dos dados no formato de indicadores, o gestor sente que tem o controle da situação presente. Esta é uma das funções importantes executadas pelo sistema ERP, pouco percebidas pelos gestores.

2. Administrar o passado

Fazer registro histórico de todos as operações realizadas, ou seja, fazer os apontamentos de todas as transações comerciais realizadas no dia a dia é uma das coisas que o empreendedor não gosta de fazer. Do ponto de vista do empreendedor tudo se encerra com a entrega do produto ou serviço. Na cabeça dele a partir deste ponto, tudo é passado, portanto, para que cuidar do passado, para que fazer isso?

No entanto, em termos contábeis, fiscais e financeiros é quando originam os fatos geradores relativos a diversas tributações, recebimentos, apuração de lucros e distribuição de lucro (pró-labore) do empreendedor. Se tudo isto não for cuidado com muita atenção, acaba trazendo sérias consequências negativas à empresa, levando até à inviabilidade do negócio.

Novamente, o Sistema de Gestão ERP é o maior facilitador no tocante a estas questões. É um dos pontos fortes de um sistema ERP: todas as operações realizadas no sistema são registradas no banco de dados. As regras fiscais e contábeis codificadas no sistema, liberta da dependência do conhecimento humano com segurança e desvincula o empreendedor de ter que se ocupar com estas questões. 

3. Projetar o futuro (planejamento estratégico)

O Sistema ERP proporciona o alívio necessário para o empreendedor ter tempo para concentrar a mente no que há de mais importante. Não importa qual seja o negócio, tamanho da empresa, existe uma função indispensável: projetar o futuro da empresa. “Não basta caminhar, é preciso caminhar para a direção certa”. Por isso, é preciso estabelecer um alvo para poder traçar o caminho a seguir. 

Para ser pragmático neste quesito é preciso planejar o futuro no curto prazo e no longo prazo. Planejar no curto prazo é estabelecer metas quantitativas relativas a período de 1 ou 2 anos. Faz também parte do plano de curto prazo, planejar ações corretivas a serem tomadas para atingir os objetivos de curto prazo. Exemplo: vendas do ano, lucro do ano, produtos a serem lançados no ano, etc.

E como isso pode ajudar o seu negócio?

Planejar o futuro no longo prazo não é propriamente estabelecer metas quantitativas. É definir os objetivos da empresa a longo prazo, ou seja, onde quer estar daqui a X anos (5 anos, 10 anos, etc).  É avaliar os possíveis cenários futuros, tamanho do mercado futuro, os agentes do mercado: concorrência interna, externa, parceiros, mudanças tecnológicas, culturais, econômicas, etc.

Com todos os elementos em mãos, projetar um objetivo no longo prazo. É o planejamento estratégico. O termo faz pensar uma tática de guerra, mas não é algo tão complicado assim. É desenhar os caminhos a seguir de forma a minimizar os impactos negativos que possam acontecer e ao mesmo tempo maximizar a favor da empresa as possíveis mudanças no cenário, no mercado de atuação da empresa.

Sistema de Gestão ERP: Passado, Presente e Futuro da Empresa nas Mãos do Empreendedor

Evidentemente, o Sistema de Gestão ERP não irá planejar nem executar as ações planejadas. Porém, de nada serve planejar, se não forem bem executadas. Para monitorar e avaliar o que está sendo realizado, é preciso fazer medições alinhadas com os objetivos traçados.

As medições pontuais, mostram se o que foi planejado está sendo executado com resultados positivos ou dentro das expectativas traçadas. Assim, o ERP é uma ótima ferramenta para fornecer os dados na forma de indicadores para avaliar e fazer os ajustes necessários para atingir os objetivos planejados.

A implantação de um sistema ERP não é apenas para a substituição das tarefas executadas manualmente pela informatizada e facilitar os trabalhos. Embora também exista este benefício, dentre as diversas vantagens existem esses três atributos “ocultos” pouco percebidos e muito importantes. São elas que possibilitam o empreendedor ser o gestor, o líder e estrategista que conduz a empresa à prosperidade.

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