O processo de compras de uma empresa vai além de simplesmente reduzir o volume de compras, aumentar os parcelamentos e os prazos de pagamentos. Esse tipo de medidas só servem para ajustar o fluxo de caixa, não levam a uma efetiva redução de custos e não significa que a empresa implantou uma gestão eficaz.

Otimizar o processo de gestão de compras significa eliminar todos os tipos desperdícios: recursos humanos, materiais e financeiros.

Confira abaixo os 3 procedimentos para melhorar o processo de compras de uma empresa:

Qual o objetivo da área de compras

Gestão de compras tem como objetivo a aquisição eficiente de serviços ou produtos na quantidade certa, no prazo certo e com o preço adequado. Mas engana-se que um bom comprador escolhe apenas pelo melhor preço, pois em qualquer compra é fundamental uma análise detalhada do fornecedor, para que o mesmo atenda as expectativas da empresa.

Assim, para implantar um controle que abranja todos os aspectos relacionados ao processo de compras de uma empresa existem três procedimentos essenciais a serem seguidos:

• Comprar os produtos ou materiais estritamente necessários;
• Comprar na quantidade certa, pelo menor preço;
• Manter a qualidade e prazo de entrega dos produtos e serviços.

Estes 3 procedimentos básicos, embora cada qual tenha a sua importância e parcela de contribuição, todos eles levam ao mesmo objetivo: reduzir custos e manter o fluxo de caixa equilibrado. 

Abaixo separamos um vídeo especial, onde o analista de negócios Leandro Lana explica a importância de ter um fluxo de caixa bem controlado, não somente para auxiliar na gestão de compras, mas para obter bons resultados em toda a empresa. 

Confira o Processo de compras de uma empresa

Abaixo dividimos cada um dos procedimentos básicos e explicamos como você pode implantá-los em seus processos de compras. Confira! 

1. Comprar Produtos ou Materiais Necessários

A receita básica para uma boa administração é a gestão do fluxo de caixa de forma a obter o saldo azul no final de cada mês ao invés de vermelho.

A ideia primária é obter maior prazo de pagamento dos fornecedores e reduzir o prazo de recebimento. Porém, existe um terceiro fator que muitas vezes é ignorado pelos administradores. Trata-se do capital imobilizado no estoque.

Estrategicamente o capital imobilizado em estoque é um fator a ser considerado como muito importante. Compras desnecessárias significa dinheiro parado. Todo dinheiro tem o seu custo, seja de juros ou do retorno da aplicação. E isso vale tanto pensando em uma aplicação bancária quanto quando o dinheiro é aplicado na compra de outro material que tenha melhor retorno para empresa. Além disso, a falta de estoque pode levar a perda de venda, atraso na entrega e desequilíbrio do caixa.

Porém, é muito comum as empresas ignorarem ou deixarem de lado o capital imobilizado em estoque. Isso porque é necessário adotar uma metodologia para efetivar a prática de comprar somente os produtos necessários. Para aplicar uma metodologia eficaz é necessário fazer uma análise mais profunda dos itens comprados e suas quantidades e por fim padronizar esse procedimento.

A metodologia mais aplicada neste caso é a curva ABC.

O objetivo é investir o menos possível no estoque, ou seja, comprar produtos e materiais estritamente necessários. Porém, para ir além nessa questão é essencial fazer um levantamento detalhado das compras e do estoque. Então a questão é: Como classificar os produtos para separar os itens nas classes A, B ou C, quando não dispomos de dados necessários para tal?

Para ajudar nessa classificação é que entra a gestão sistematizada. Com o apoio de um Software de Gestão de Compras e Estoque é fácil classificar os materiais conforme a metodologia da Curva ABC. Além disso, o sistema fornece os subsídios necessários para obtenção dos dados necessários para fazer a separação dos itens nas respectivas classes.

2. Comprar na Quantidade Certa, pelo Menor Preço

Comprar na quantidade certa e pelo melhor preço parece algo fácil de ser feito. A metodologia a ser utilizada é do conhecimento de todos: basta estabelecer o estoque mínimo, o estoque máximo e o lote econômico de compras.
Porém, apenas saber que uma determinada atitude leva ao sucesso, não torna ninguém bem-sucedido. Por isso, a questão principal é saber como implementar em cada item os parâmetros de forma correta.

O objetivo final é sempre o mesmo: Evitar desperdícios de materiais, recursos financeiros para que não desequilibre o fluxo de caixa. Se considerarmos o custo de armazenamento, custo de transporte, custo da administração da compra e o custo de estocagem podemos determinar o lote econômico de compras.

O lote econômico de compras torna possível visualizar a periodicidade de compra, de forma que é um fator muito importante para balancear o caixa.

Um sistema de compras pode facilitar e agregar muita inteligência neste processo de compras de uma empresa. Toda vez que é identificada a necessidade de reposição de um item, de acordo com as informações de estoque mínimo e histórico de vendas do produto, o sistema faz uma sugestão da quantidade que deve ser comprada. 

Neste momento, ele também faz o cálculo e apresenta o lote econômico de compras, baseados em parâmetros tais como: prazo de entrega, média de vendas dos últimos meses, espaço necessário para o armazenamento, custo do dinheiro imobilizado, etc.

Com base nessas informações e alinhado aos dados sobre a disponibilidade financeira da empresa, o responsável pelas compras pode negociar a melhores condições de pagamento, essencial para manter o equilíbrio financeiro do negócio.

3. Manter a Qualidade e Prazo de Entrega dos Produtos ou Serviços

A questão mais uma vez não é apenas saber que melhorar o relacionamento com os fornecedores produz resultados efetivos, já que facilita a comunicação, racionaliza, agiliza e elimina problemas com a qualidade e prazo de entrega de produtos ou serviços. Da mesma forma que só saber que um software CRM melhora o relacionamento e ajuda a fidelizar seus clientes, não torna sua empresa líder de mercado instantaneamente. É necessário saber utilizar o SRM de maneira estratégica para melhorar na prática a gestão de fornecedores.

O ponto fundamental é a mudança de conceito do “fornecedor” na visão da organização. As empresas em geral tratam o seu “fornecedor” como “credor”, ou seja, custos. É um elemento de fora da empresa que abastece produto ou serviço de acordo com a demanda. Por ser um elemento de fora pode ser substituído convenientemente. A questão é como reagiria qualquer ser humano (fornecedor é um ser humano) tratado como uma peça descartável?

Ficaria realmente preocupado em fornecer produto de qualidade e honrar o compromisso do prazo com toda a dedicação, sinceridade e esforço extra? Creio que não. Para obter e manter a qualidade e prazo de entrega dos produtos fornecidos é preciso mudar a visão interna da empresa com relação a seus fornecedores. O fornecedor está apenas fora da empresa fisicamente, mas faz parte da cadeia produtiva da empresa.

Somente desta forma será possível pôr em prática, ou seja, realmente acontecer o bom relacionamento com fornecedores. Somente desta forma a empresa poderá reduzir custos, obter o cumprimento da qualidade e prazo de entrega dos produtos.

Quando se tem poucos fornecedores, esse relacionamento pode ser feito de forma manual sem muitos prejuízos à empresas. Porém, assim que a empresa começa a crescer e precisa negociar com um grande volume de fornecedores, esse processo se torna inviável pode comprometer seriamente toda a cadeia produtiva.

Ai que se torna necessário o uso de um sistema que tenha recursos para a gestão de fornecedores. Através da ferramenta, é possível manter todo o histórico de relacionamento com os fornecedores documentado, realizar o controle de homologações e ainda disparar automaticamente cotações para todos aqueles cadastrados, reduzindo muito o tempo gasto nesse tipo de tarefa. 

Ou seja, a ferramenta permite que você faça construa uma rede de fornecedores de confiança e que isso não se perca devido a falta de documentação ou mudança de colaboradores.

E como colocar em Prática o processo de compras de uma empresa?

Como vimos nesse artigo, saber que um determinado procedimento é a solução do problema, não acaba com o inconveniente. Apenas indica o caminho a seguir, mas é preciso dar os passos necessários para chegar ao objetivo final. Quais são os passos para operacionalizar estes procedimentos?

É neste ponto que surgem as primeiras constatações reais: falta de controle e consequente falta de dados, falta de informações para determinação dos parâmetros necessários para fazer funcionar os procedimentos. Nesses casos, na absoluta falta de dados, é preciso recorrer à inteligência e sensibilidade humana para realizar as devidas classificações e “input” inicial dos parâmetros.

É importante ter em mente que ter algum procedimento, mesmo que não esteja 100% correto ainda é melhor do que não ter nenhum procedimento. Só não podemos ficar paralisados, lamentando a falta de dados, falta de controle ou falta de um sistema integrado.

Sem um rígido controle, sem um processo operacional confiável não há como atingir o objetivo final. Desta forma, para tornar possível executar os três procedimentos na prática. Um sistema de gestão de compras integrado ao controle de estoque e financeiro é uma ferramenta essencial e que colabora para que ocorra uma economia real de tempo dos envolvidos, bem como fornecer dados confiáveis para uma análise estratégica das compras.

Assim, o sistema de gestão de compras é a solução para tornar viável a aplicação dos três procedimentos básicos, porque o gestor de compras terá nas suas mãos um recurso inteligente que auxiliará na tomada da decisão correta, baseadas em metodologias funcionais.

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