Fluxo de aprovação de compras: Confira como o WhatsApp elimina o gargalo que custa caro à sua empresa

Existe um ponto específico no fluxo de compras que costuma gerar mais atrasos, retrabalho e perdas financeiras do que qualquer outra etapa corporativa: a espera pelas aprovações.

E, na maioria das vezes, essa estagnação é provocada pela forma como a comunicação flui após o registro da solicitação de compras e a organização ligada aos sistemas que a empresa utiliza para realizar esse fluxo.

Uma análise publicada pela Harvard Business Review sobre produtividade corporativa revelou que funcionários chegam a alternar entre aplicativos e sistemas corporativos cerca de 1.200 vezes ao dia.

Essa tendência, chamada de Context Switching (ou troca de contexto), parece inofensiva no curto prazo, mas compromete seriamente a produtividade. De acordo com a pesquisa, esses mesmos funcionários gastam quase quatro horas semanais apenas se reorientando após mudar de tela ou aplicativo, o que equivale a cinco semanas de trabalho perdidas por ano.

Por que o processo de aprovação de compras fica estagnado? (Mesmo quando há um sistema por trás)

O fluxo de compras raramente trava no início, como na abertura da requisição ou na cotação com fornecedores. O gargalo pode acontecer na aprovação porque essa etapa depende da disponibilidade de um gestor, que frequentemente está em reunião, em viagem ou simplesmente não conseguiu acessar a caixa de e-mail ou o sistema para checar as pendências.

Quando isso acontece, o time de compras é forçado a improvisar:

• Manda mensagens avulsas no WhatsApp pessoal.
• Envia e-mails com pedidos de urgência.
• Faz ligações para cobrar uma resposta rápida.

A consequência disso é um processo que sai do sistema oficial e vai parar em canais informais de comunicação, o que pode gerar perda de rastreabilidade, falta de contexto na decisão e violação das regras de compliance.

À medida que a empresa cresce e as alçadas orçamentárias se tornam mais rígidas, fluxos manuais baseados em e-mail transformam aprovações simples em prazos extremamente longos.

O que os dados dizem sobre empresas que automatizam compras

Segundo estudos do The Hackett Group sobre eficiência em compras (AI WorldClass Procurement ), organizações líderes de mercado que utilizam automações digitais para otimizar seus processos alcançam:

• 3,7 vezes mais Retorno sobre Investimento (ROI) em compras;
• Impacto em savings (economia de custos) até 200% superior;
• Até 55% mais capacidade estratégica na seleção de fornecedores (Supplier Strategy) e tomadas de decisão comerciais;
• Redução de até 74% no tempo de processamento de solicitações e faturas.

Como a Gestio resolve isso na prática (sem mudar a rotina do seu time)

Se os dados provam que a automação reduz os ciclos de compra em até 74%, a pergunta central para resolver esse gargalo não é "como obrigar o gestor a fazer login no sistema?", mas sim: como levar a aprovação para onde ele já opera no dia a dia? 

O levantamento Panorama de Mensageria no Brasil (Opinion Box / Mobile Time) aponta que o WhatsApp está presente em 98% dos smartphones do país, sendo o canal preferido para resolver pendências com maior rapidez e agilidade.

Foi unindo essa agilidade nativa ao rigor de governança necessário em compras que a Gestio, plataforma especialista em Gestão de Compras, desenvolveu a funcionalidade nativa de Aprovação de Pedido de Compra por WhatsApp: com poucos toques na tela, é possível aprovar processos e adicionar comentários diretamente pelo aplicativo de mensagens, sem precisar abrir várias abas ou aplicativos para isso.

Quer saber quais outras funções a Gestio oferece que ajudam a otimizar o processo de compras do seu negócio? Você pode conferir aqui: Módulo de Compras.